Selain keuangan, laporan stok barang menjadi salah satu hal yang wajib dikelola dengan baik oleh para pelaku usaha. Sebab, bagaimana pun stok barang dan kondisi keuangan sebuah bisnis saling berkaitan satu sama lain. Sehingga, Anda tidak bisa hanya memfokuskannya pada salah satu dari mereka.
Terlebih jika bisnis yang Anda jalankan memiliki banyak cabang. Tentu pembuatan laporan stok barang menjadi satu tantangan besar yang harus dihadapi.
Hal ini pun berlaku bagi usaha kecil yang juga melibatkan stok barang dalam operasionalnya. Sebut saja bisnis di bidang kuliner ataupun toko kelontong. Kedua jenis bisnis ini menjadikan stok barang sebagai peluru cadangan mereka dalam memuaskan pelanggan.
Coba bayangkan apa yang akan terjadi saat pelanggan mencari sebuah produk di toko Anda. Namun, ternyata produk tersebut habis stoknya? Kemungkinan yang akan terjadi ada dua yakni, pelanggan tersebut akan mencari alternatif lain di toko Anda atau membeli produk yang sama di toko sebelah.
Tentu sangat disayangkan apabila pelanggan tersebut sampai pindah ke toko sebelah hanya untuk mencari sebuah produk yang kebetulan kosong di toko Anda. Untuk itu, pengelolaan stok barang yang tepat menjadi salah satu yang harus Anda perhatikan saat menjalankan sebuah bisnis.
Nah, jika Anda sebagai pelaku usaha kebingungan cara mengelola stok barang yang ada dalam bisnis. Pada artikel berikut, kami akan mengajak Anda untuk memahami cara-cara sederhana yang bisa Anda lakukan untuk mengelola stok barang. Simak lengkap artikel berikut ini, ya.
[Baca juga: Hal yang Perlu Disiapkan Saat akan Buka Cabang Baru]
Daftar Isi
Sebelum masuk ke pembahasan utama mengenai cara mengelola laporan stok barang, terlebih dahulu kita akan membahas mengenai definisi dari stok barang itu sendiri.
Laporan stok barang adalah laporan khusus yang dibuat untuk mengetahui jumlah stok barang yang masih tersedia di gudang. Lewat laporan ini, para pelaku usaha bisa melakukan re-stock apabila stok produk mereka sudah menipis. Sehingga tidak perlu menunggu stok produk ludes atau habis terjual terlebih dahulu.
Aktivitas pencatatan stok barang tak hanya bertujuan untuk memeriksa jumlah stok produk yang masih tersedia. Namun juga dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua stok produk yang terdapat di gudang masih dalam kondisi baik, tidak cacat, dan masih layak jual. Dalam hal ini, apabila produk yang dijual adalah makanan, maka pencatatan stok barang juga harus memperhatikan tanggal kadaluarsa masing-masing produknya.
Seringkali orang-orang beranggapan bahwa pencatatan atau mengelola stok barang menjadi hal yang cukup rumit untuk dilakukan. Terlebih jika bisnis Anda sudah berskala besar dan memiliki banyak jenis produk yang beragam. Selain membutuhkan waktu, pekerjaan stock opname ini terkadang juga sangat melelahkan.
Nah, di bawah ini, AKUN.biz sudah merangkumkan beberapa cara mudah mengelola stok barang yang bisa Anda coba untuk memudahkan kinerja divisi gudang bisnis Anda.
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan menyiapkan tempat penyimpanannya. Sebuah bisnis harus memiliki satu ruang khusus untuk menyimpan stok barang ini agar dapat dengan mudah disortir. Selain itu, tempat penyimpanan ini juga akan membuat stok barang Anda lebih aman.
Namun, jika terpaksanya Anda tak memiliki tempat khusus untuk menyimpan stok barang ini. Anda bisa menggunakan alternatif lain seperti dengan menggunakan rak atau dengan menyimpannya dalam sebuah kardus yang diberikan tulisan atau keterangan isi barang-barangnya.
Dengan demikian, Anda bisa dengan mudah mencari stok barang yang sesuai pelanggan cari atau yang stoknya sudah mulai menipis di etalase.
Jika Anda adalah seorang pengusaha yang mempekerjakan karyawan. Pastikan Anda memiliki karyawan khusus untuk mengelola gudang dan stok barang. Ia akan bertugas mencatat setiap stok barang yang masuk maupun keluar sehingga semuanya akan terdata dengan jelas.
Anda bisa menggunakan catatan secara manual dengan tulisan tangan atau dengan menggunakan aplikasi stok barang yang kini sudah bisa Anda temukan dengan mudah di internet.
Dalam dunia pengelolaan stok barang terdapat istilah forecast atau perkiraan. Artinya, Anda harus membuat perkiraan berapa banyak stok barang yang kira-kira dibutuhkan dalam satu periode bisnis. Hal ini tentu dengan mempertimbangkan stok barang keluar pada periode sebelumnya.
Semakin sering barang tersebut laku, maka semakin besar pula jumlah yang harus Anda persiapkan. Dengan demikian, pelanggan tidak akan kecewa saat mereka datang ke toko Anda karena kehabisan stok.
Tujuan dari pembuatan forecast ini memang untuk mengantisipasi terjadinya kehabisan stok barang. Maka dari itu, dengan membuat forecast Anda juga bisa mengetahui kapan kira-kira stok barang yang ada tersebut habis sekaligus dapat melakukan re-stock untuk barang yang sudah menipis persediaannya.
Selanjutnya, Anda bisa menempelkan kode-kode khusus pada setiap barang yang sifatnya mirip barcode. Kode ini akan sangat membantu saat ada seorang pelanggan yang bertanya mengenai ketersediaan sebuah produk. Dengan melihat kodenya, Anda bisa menemukan produk tersebut di gudang dengan cara yang lebih cepat. Sehingga, pelanggan pun tak perlu menunggu waktu lama untuk Anda mencarikan barangnya.
Jika stok barang yang Anda miliki terlalu banyak macamnya, maka penggunaan barcode bisa jadi pilihan untuk memudahkan proses stok barang. Komponen barcode pada barang dapat berguna meminimalisir kesalahan dalam pembukuan stok barang.
Tips selanjutnya, usahakan untuk memisahkan antara stok barang yang baru datang dengan yang sudah ada sejak lama. Sebab, jika dicampur, keduanya akan membuat Anda kebingungan.
Saat ada seorang pelanggan yang mencari sebuah produk, maka berikanlah yang ada di stok lama. Dengan demikian, semua stok barang lama akan terjual habis dan stok barang yang baru datang bisa Anda jual setelahnya. Anda pun tak akan mengalami kerugian karena stok barang yang tersisa.
Pembukuan atau pencatatan stok barang memiliki berbagai macam manfaat bagi perusahaan atau sebuah bisnis. Di antaranya adalah sebagai berikut:
Pembukuan stok barang akan sangat membantu pelaku bisnis dalam mencocokan jumlah stok barang di gudang dengan catatan mereka. Dengan demikian, apabila terdapat kesalahan jumlah stok, bisa dicari tahu akar permasalahan atau solusinya lebih lanjut.
Bukan berarti laporan stok barang ini ada untuk mencurigai orang lain. Namun ada kalanya pelaku bisnis harus tetap waspada, termasuk pada karyawannya sendiri. Pencatatan stok barang akan sangat membantu dalam mengurangi terjadinya perilaku yang merugikan perusahaan.
Jumlah stok barang yang tersisa atau sudah terjual juga bisa menjadi patokan seberapa jauh bisnis Anda telah berkembang. Anda bisa membandingkan laporan stok barang tahun kemarin dengan laporan yang ada saat ini.
Nah, itulah tadi beberapa cara mudah yang bisa Anda lakukan untuk membuat laporan stok barang. Perlu diingat bahwa pembukuan stok barang masuk dan keluar menjadi salah satu faktor penting yang harus terus diperhatikan dalam bisnis.
[Baca juga: Aplikasi Kas Online Terbaik untuk Pengusaha Kecil]
Anda bisa membuat pembukuan stok barang ini dengan berbagai macam cara mulai dari manual, Excel ataupun dengan menggunakan software stok barang yang lain. Selamat mencoba!
