Mendefinisikan buku kas dengan istilah ‘pembukuan keuangan’ sebagaimana tersebut di atas memang bukanlah hal yang lantas bisa disalahkan, antaran ada irisannya di sana. Yaitu bahwa ‘Buku Kas’ sekaligus ‘pembukuan’ keduanya menjadi istilah akuntansi yang umum digunakan di Indonesia dan negara-negara Asia Tenggara lainnya.
Secara umum dapat dikatakan bahwa istilah “Buku Kas” ini sepadan dengan “cash book” dalam bahasa Inggris, ialah catatan keuangan ataupun daftar keuangan yang diposisikan sebagai acuan, dengan tujuan guna melacak dan mencatat semua transaksi, di mana ia dilaksanakan bisa dalam banyak hal, baik dalam organisasi, komunitas, instansi, bahkan juga individu.
Fungsi dari keberadaan Buku Kas salah satunya adalah sebagai sumber informasi utama yang kemudian digunakan untuk memantau dan mengelola arus kas masuk dan keluar. Data ataupun catatan-catatan itulah yang selanjutnya bisa dijadikan sebagai rujukan secara terperinci dan dalam periode tertentu tentang arus masuk keuangan –yang dikenal pula dengan istilah penerimaan kas– sekaligus arus keluar yang memiliki padanan kata sebagai pembayaran kas.
Dari rincian catatan yang selanjutnya dijadikan data rujukan dalam periode tertentu tersebut, baik itu harian, mingguan, bulanan dan seterusnya, maka segala transaksi secara pasti dapat dilacak secara akurat dan transparansi. Pada akhirnya langkah pengendalian, penganggaran, dan pelaporan keuangan bisa secara runut dilaksanakan.
Sejatinya banyak variasi yang dilakukan sebagai format pencatatan dan pendataan keuangan dalam buku kas, yang itu bisa didasarkan pada kebutuhan ataupun preferensi masing-masing organisasi serta individu. Tetapi, karena keberadaan catatan dan pendataan ini menjadi hal yang dianggap sangat penting, maka secara garis besar ia dapat dicatat dalam beberapa kolom, yang masing-masing berisi rincian setiap transaksi.
Beberapa kolom umum yang berisi berbagai rincian dalam Buku Kas tersebut antara lain adalah sebagai berikut;
Dalam kolom-kolom data di buku kas tersebut, secara umum yang paling mendasar adalah adanya perbedaan baris pencatatan antara penerimaan dan pembayaran/pengeluaran yang dicatat pada baris berbeda, sementara untuk saldo juga disesuaikan setelah terjadi masing-masing transaksi, di mana saldo penutup pada hari tertentu secara otomatis akan menjadi saldo awal untuk hari berikutnya.
Di era teknologi sekarang ini jika bisa jeli memanfaatkannya, maka sejatinya kita tak harus bersusah-payah lagi memikirkan perihal kolom-kolom di atas. Pasalnya kini kita sangat mungkin memanfaatkan aplikasi kas android sekaligus buku kas harian online, salah satunya adalah dengan mendaftarkan diri di aplikasi AKUN.biz yang itu bisa dioperasikan secara gratis hanya dengan memanfaakan telepon genggam ataupun melalui komputer yang tersambung dengan jaringan internet.
Mengenai Buku Kas ini ada hal penting yang harus dipahami, yaitu bahwa dengan kedisiplinan dalam pencatatan dan mempertahankan pendataan dalam Buku Kas, baik itu untuk individu ataupun organisasi, kita semua akan dapat lebih mudah dalam memantau arus kas, sekaligus lebih akurat dalam mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian dalam penyusunan laporan keuangan. Dengan keberandaan Buku Kas ini, maka secara otomatis proses audit dan kepatuhan terhadap peraturan keuangan akan bisa terfasilitasi.
