Sedang bingung mencari bagaimana cara menentukan rapat bisnis yang efektif? Cobain beberapa cara berikut ini, yuk!
Dalam satu lingkungan pekerjaan yang sehat harus ada komunikasi baik yang terjalin antar karyawan atau kolega. Sebab satu miskomunikasi saja dapat merusak suasana kantor menjadi tidak nyaman.
Nah, rapat menjadi salah satu forum yang digunakan untuk suatu tim dalam perusahaan berkomunikasi menyampaikan aspirasi atau pendapat mereka. Biasanya selain digunakan untuk membahas proyek pekerjaan, rapat juga dipakai untuk melakukan evaluasi kinerja masing-masing.
Rapat yang baik tentunya harus memiliki hasil berupa kesimpulan isi dari apapun yang dibahas. Nantinya hasil rapat tersebut harus diaplikasikan ke dalam pekerjaan sehingga dapat mencapai tujuan bersama ke depannya.
Sayangnya, ada kalanya nih rapat yang berjalan hanya seperti membuang-buang waktu dan tidak efektif. Obrolan yang seharusnya terfokus pada satu aspek permasalahan seringkali terkesan jadi ngalor ngidul. Berikut AKUN.biz akan memberikan beberapa informasi mengenai bagaimana cara menentukan rapat bisnis yang efektif dan berjalan dengan baik.
Daftar Isi
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, rapat sering menjadi tempat di mana dilakukan evaluasi kinerja maupun membahas soal proyek pekerjaan yang tengah berjalan.
Biasanya rapat dilakukan oleh satu divisi tertentu atau ada kalanya juga rapat besar dilakukan dengan mengikutsertakan hampir semua orang yang terlibat.
Selain berguna sebagai tempat melakukan evaluasi kinerja karyawan dan membahas proyek kerjaan, rapat juga menjadi tempat paling tepat untuk membahas perkembangan ide atau pendapat apapun yang dimiliki oleh karyawan satu dan yang lain.
Dalam rapat ini, diharapkan semua pendapat dapat ditampung, dihargai, atau bahkan dipertimbangkan. Selain itu, rapat juga bisa dipakai untuk memecahkan masalah yang ada dalam bisnis tersebut, mencari solusi bersama, mengambil keputusan, menciptakan pemahaman, hingga menyamakan tujuan bersama.
Rapat efektif perlu dilakukan agar tidak banyak membuang-buang waktu dan bisa memperoleh hasil sesuai yang diinginkan.
Misalnya jika rapat berjalan dengan tanpa arahan atau aturan, maka waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan tasks atau pekerjaan lain justru terbuang begitu saja. Padahal rapat yang dilakukan tidak memiliki esensi sama sekali.
Apabila terdapat hal yang tidak perlu dibicarakan saat rapat, sebaiknya memang dihindari. Mulai dari obrolan pribadi, hal-hal di luar konteks, dan lain sebagainya.
Nah, setelah mengetahui fungsi dan alasan mengapa rapat yang efektif itu diperlukan. Berikut beberapa cara menentukan rapat bisnis yang efektif diterapkan dalam perusahaan:
Akan lebih baik jika rapat yang diadakan sudah memiliki agenda jelas dari awal. Misalnya dari pembukaan awal sampai dengan tujuan diadakannya rapat tersebut.
Apabila agenda dari awal sudah ditentukan, maka orang-orang yang diundang dalam rapat tersebut juga dapat menyiapkan apa saja materi yang diperlukan.
Ada kalanya rapat kantor yang dihadiri banyak orang justru berlangsung tidak kondusif dan efektif. Di mana biasanya banyak juga peserta rapat yang tidak berkontribusi atau memberikan insight tambahan dalam rapat.
Sehingga jika kamu adalah penyelenggara rapat, lebih baik tentukan waktu dan undang beberapa orang saja yang dirasa memiliki kepentingan terhadap rapat tersebut.
Poin ini masih berhubungan dengan agenda rapat. Di mana meeting yang kamu handle harus berjalan sesuai dengan tujuan awal.
Banyak tujuan dari diadakannya suatu rapat, mulai dari membahas permasalahan, mencari solusi, team building, dan lain sebagainya. Jadi sebagai penyelenggara rapat kamu harus mengarahkan bahwa meeting tersebut memiliki tujuan yang terfokus pada satu titik pembahasan, ya!
Semua peserta dalam rapat bisa mencatat apa saja hal penting yang disampaikan selama meeting berlangsung. Tujuannya adalah agar poin tersebut masih teringat di beberapa hari mendatang setelah rapat selesai diadakan.
Ada kalanya obrolan rapat yang semula berlangsung intens kemudian menjadi mengarah ke obrolan pribadi. Guyonan ringan mungkin sesekali diperlukan agar rapat tidak terlalu tegang, tapi jika hal ini berlangsung cukup lama atau bahkan berlangsung panjang, maka kamu harus mengontrol jalannya obrolan dalam rapat tersebut agar tetap kondusif dan efektif.
Pastikan semua peserta yang diundang dalam sesi rapat tersebut datang tepat waktu. Jangan sampai ada satu pun yang ketinggalan atau terlambat karena hal ini tentu akan membuang banyak waktu.
Agar rapat berjalan semakin efektif, ada baiknya semua peserta diminta untuk meletakkan gadget-nya di meja dan tidak boleh menyentuhnya. Tujuannya agar mereka semua fokus dan rapat segera selesai dengan mencapai satu kesimpulan atau fokus pada permasalahan utama yang diobrolkan.
Tak perlu mengobrol panjang lebar sampai 1-2 jam. Rapat yang efektif biasanya berjalan dalam kurun waktu yang singkat dengan hasil kesimpulan yang mantap.
Waktu rapat yang terlalu lama justru sering membuat peserta mengantuk dan tidak fokus.
Yup, meski durasi rapat disarankan agar tetap singkat, tapi tak ada salahnya sebagai penyelenggara rapat kamu harus memastikan bahwa semua peserta tidak memiliki pertanyaan dalam kepalanya. Tujuan dari diadakannya Q&A ini agar ketika rapat selesai, peserta tidak ada lagi yang bingung.
Agar hasil rapat lebih terlihat, pastikan juga untuk mengakhirinya dengan action plan apa saja yang perlu dilakukan. Tentunya dengan menentukan tenggat waktu (deadline) yang sesuai, ya. Sehingga pada pertemuan rapat berikutnya nanti bisa dilakukan evaluasi terhadap kinerja dari hasil rapat sebelumnya.
Nah, itulah tadi artikel mengenai bagaimana cara menentukan rapat bisnis yang efektif. Pada dasarnya agar rapat berjalan kondusif dan mencapai hasil yang efektif juga diperlukan peran dari para peserta untuk berkontribusi dengan baik.
Peserta juga harus bersikap kooperatif selama rapat agar tujuan utama dari rapat tersebut dapat segera tercapai dan terselesaikan.
